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Rubrik: Gesamt · Stadtteil: München
Anfragen schneller beantworten
Elektronische Akte bringt mehr Service im Jobcenter
Das Jobcenter München führt zum 12. März die elektronische Akte (E-Akte) ein. Die E-Akte beendet die Papierflut in den Jobcentern und ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Der Vorteil für die Kunden: Jobcenter-Mitarbeiter können Anfragen schneller beantworten und die E-Akte ist Basis für künftige Online-Angebote.
Keine Originale mehr einreichen!
Kunden können ihre Dokumente nach wie vor per Brief einreichen. Das Jobcenter bittet aber darum, nur noch Kopien einzureichen – keine Originale. Denn Papierunterlagen werden in die E-Akte überführt, acht Wochen aufbewahrt und dann vernichtet. Wer zu Hause keine Kopiermöglichkeit hat, kann Kopierer in den Sozialbürgerhäusern kostenlos nutzen.
Am nächsten Donnerstag geht es los: Alle Dokumente, die beim Jobcenter eingehen, werden in verplombten Behältern unter hohen Auflagen für Datenschutz in Scan-Zentren gebracht und dort digitalisiert. Die elektronischen Dokumente werden per Datenleitung in die E-Akte eingefügt. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Nachricht im elektronischen Postkorb, dass ein Dokument vorliegt.
Die Vorteile: Mitarbeiter der Eingangszonen sehen sofort, wer, welches Dokument bearbeitet; Sachbearbeiter können die E-Akte jederzeit auf dem Bildschirm aufrufen. Dadurch können die Mitarbeiter besser Auskunft geben. Die E-Akte bahnt den Weg für digitale Dienstleistungen. Die Arbeitsagenturen machen es vor: Menschen können Arbeitslosengeld online beantragen, Termine vereinbaren, mitteilen, wenn sie umziehen. Online-Angebote für die Kunden der Jobcenter sollen folgen.
Die E-Akte spart Papier und Lagerfläche. Die Daten der Kunden sind durch die E-Akte wie in einem elektronischen Safe geschützt. Außerdem erleichtert die E-Akte die Zusammenarbeit der 13 Standorte des Jobcenters München. Zieht zum Beispiel ein Kunde um, müssen keine Akten verschickt werden.
Die Geschäftsführerin des Jobcenters Anette Farrenkopf sagt: „Die E-Akte ist unser Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Sie bietet mehr Service für unsere Kunden und macht unsere Arbeit effizienter. Die Basis für Online-Angebote ist gelegt. Die Umstellung ist eine Herausforderung. Wir haben unsere Mitarbeiter intensiv vorbereitet und werden alles daran setzen, dass die Einführung möglichst reibungslos läuft.“
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