Sicherer Umstieg von ISDN auf VoIP-Telefonie: Mit diesen Wechseltipps reibungslos in die Cloud

Ein Call mit dem Kunden, Austausch mit Kollegen oder eine Nachfrage der Fachabteilung: Ohne Telefonanlage funktioniert in Unternehmen nichts mehr. Für zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen steht nun der Wechsel der Telefonanlage an. ISDN endet; die Umstellung auf All-IP läuft bereits. Hier finden Sie Tipps für einen reibungslosen Umstieg auf IP-Telefonie.

Das Ende von ISDN ist eine Chance, auf eine modernere Telefonanlage zu wechseln. Heute arbeiten schon viele Firmen mit Cloud-Diensten wie Google Drive oder Microsoft Teams. Diese Dienste ermöglichen einen Austausch zu jeder Zeit und von jedem Ort. Neue VoIP-Telefonanlagen basieren ebenfalls auf einer Cloud. Laut den Analysten von Gartner werden in den nächsten drei Jahren circa 50 % der Betriebe ihre Telefonie auf ein Cloud-System migrieren.

Was ist eine ISDN-Telefonanlage?
Telefonanlagen wurden lange Zeit an einem ISDN-Anlagenanschluss betrieben. Diese Anlagen können nicht an einem analogen Telefonanschluss installiert werden. Nutzer stehen zwei Kanäle parallel zur Verfügung. Auf einem Kanal kann also ein Gespräch geführt werden; der zweite Kanal bleibt frei. Ein paralleles Telefonat ist also möglich. Auf dieser Leitung ist aber auch das Surfen im Internet denkbar. Ein ISDN-Basisanschluss umfasst bis zu zehn Rufnummern.

Wann endet ISDN?
Privatkunden können ISDN schon seit Ende 2019 nicht mehr nutzen. Seit 2020 läuft die Abschaltung für Geschäftskunden. Anbieter wie Vodafone lassen ihren Kunden noch etwas mehr Zeit. Spätestens 2022 soll es keine ISDN-Anschlüsse mehr geben.

Umstieg auf VoIP planen: Das ist zu beachten

Bevor eine VoIP-Telefonanlage angeschafft wird, sollte der genaue Bedarf abgesteckt werden. Administratoren sollten eine Checkliste erstellen, in der alle gewünschten Funktionen notiert sind. Zu den Basis-Funktionen zählen:

• Telefonieren
• Mailbox
• Weiterleitungen
• Telefonkonferenzen

Danach kommen die neuen bzw. Zusatzfeatures dran. Was soll die neue Telefonanlage bieten, was die Alte nicht konnte? Chats und Videokonferenzen sind seit der Corona-Pandemie stark im Kommen. Sowohl für die interne als auch die externe Kommunikation ist es hilfreich, die Gesprächspartner per Videochat zu sehen. Wie einfach es ist, sich von zu Hause zuzuschalten, lesen Sie hier. Über eine Chat-Funktion können sich Mitarbeiter rasch austauschen oder Dateien zur Bearbeitung hochladen.

Cloud-Telefonanlagen haben viel zu bieten. Zum Beispiel kann auch ein Customer-Relationship-Management-System angebunden werden. Für Medienhäuser ist es hingegen wichtig, Telefonate mitschneiden zu können. Neben klassischen Telefonen auf dem Schreibtisch, sind Online-Programme ebenfalls sinnvoll. So kann direkt mit einem Headset auf dem Laptop telefoniert werden.

Was ist VoIP-Telefonie?
Die Sprachkommunikation im Internet nennt sich IP-Telefonie. Die Internettelefonie wird auch als Voice-over-IP, kurz VoIP, bezeichnet. Durch diese Technik können Telefonate und Daten über ein Netzwerk geführt werden. IP-Anschlüsse sind stets an das Breitband gekoppelt. Telefonieren geht also ganz einfach über eine Online-Verbindung.

So finden Unternehmen einen passenden VoIP-Anbieter

Die Wahl des Anbieters sollte gut überlegt sein. Wichtige Punkte sind:

• Preis (Grundgebühr/Gesprächskosten)
• Leistungsspektrum
• Vertragsdauer
• Form der Telefonanlage (Tischtelefone, Online-Telefonie)

Bekannte Anbieter sind Telekom und Vodafone. Doch auch kleinere Anbieter wie Nfon können passend sein. Betriebe sollten sich Vergleiche und mehrere Angebote einholen. Hier finden Unternehmen zum Beispiel einen VoIP Spezialisten aus München.

Kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) haben einen anderen Anspruch als Konzerne. Der Kundenservice spielt in KMU oft eine tragende Rolle, daher sollte dieser bei der Wahl auch mitreden dürfen.

Entscheidend ist ein guter Support des Anbieters. Hierauf sollten KMU ebenfalls Wert legen. Für deutsche Unternehmen ist Cybersicherheit ein wichtiges Thema. Daten sind schützenswert und Angriffe von Hackern zählen zu den absoluten Horrorszenarien. Anbieter oder IT-Consultant können eine Cybersecurity-Beratung und Schwachstellenanalyse machen, die KMU hilft, sicher und vertrauensvoll in die VoIP-Telefonie einzusteigen.

Migration richtig planen

Der Umzug von ISDN auf VoIP steht an: die Migration soll natürlich reibungslos funktionieren. Wenn diese Punkte beachtet werden, können Unternehmen schnell von der Cloud profitieren:

• Klärung, wann der neue Anbieter die alte Telefonanlage abschaltet, und die Nummern übernimmt (Portierung)
• Zuordnung der Telefonnummern pro Mitarbeiter/Mitarbeiterin
• Liste der allgemeinen Nummern wie Empfang
• Datensicherung
• Übersicht der Funktionen der VoIP-Telefonanlage
• Stabile WLAN-Verbindung für Internet-Telefonie mit Softphones

Sollte es doch Probleme geben, hilft ein Backup-Plan. Alte Daten sollten für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden, um im Notfall noch auf diese zurückgreifen zu können. Falls die VoIP-Telefonanlage nicht direkt funktioniert oder es noch hapert, ist es wichtig, weiter das Tagesgeschäft abwickeln zu können.

Umgang mit Voice-over-IP: Angestellte schulen

Wenn die neue Telefonanlage installiert ist, steht eine Schulung der Mitarbeiter an. Diese sollte so schnell es geht umgesetzt werden, damit alle Angestellten schnell arbeitsfähig sind. Zentrale Elemente der Schulung können sein:

• Wie setze ich einen Video-Call auf?
• Wie zeichne ich ein Internettelefonat auf?
• Welche Vorteile bringt die Cloud?
• Aufsetzen von Telefonkonferenzen
• Chat-Funktionen und andere Features

Fazit: Digitalisierung erreicht Telefonie

Im Zeitalter der Digitalisierung enden IP-Netze. Internettelefonie bringt dafür einige Vorteile mit sich. IT-Abteilungen müssen sich mit dem Umstieg auf VoIP befassen und eine Migration sinnvoll planen. Wichtig ist es, alle Angestellten abzuholen und die neuen Möglichkeiten zu schulen. Mit VoIP können Firmennummer standortunabhängig und von jedem Endgerät aus angewählt werden.